I løpet av høsten 2015 og våren 2016 ble Vergo/Facilit FDVU tilpasset for bruk i Baltikum. Etter innledende kontakt og presentasjon besluttet Linstow Center Management å implementere systemet på noen av sine kjøpesenter i Baltikum. Utgangspunktet var to sentere i Riga og litt senere ett senter i Tallinn.

Hva er Vergo/Facilit FDVU?

Vergo/Facilit FDVU er et nettbasert styringssystem med fokus på enklere dokumentering av aktiviteter som ligger under internkontroll. Systemet er basert på moduler og blant modulene finner vi drift og vedlikehold, brann, FDVU og HMS.

Alle modulene er tilrettelagt for enkel oppfølging av sjekklister og avvik via PC/Mac eller mobile enheter. Tilrettelagte dokumentarkiv, avtaleregister, fasilitetsoversikt, rapporter og grafisk presentasjon av nøkkeltall er også en del av systemet.

Veien frem til oppstart

Så snart det ble klart at Linstow Center Management ønsket å bruke Vergo/Facilit FDVU på sine kjøpesenter i Riga og Tallinn ble det laget en prosjektplan hvor aktiviteter ble planlagt ut i tid og fordelt på ansvarlige aktører.

Et viktig skritt her var oversettelse av systemet til engelsk, estisk og latvisk språk. Alle disse språkene er i dag tilgjengelig i kundens database og brukerne kan selv velge hvilket språk de vil ha menyer og ledetekster på. Brukergenerert tekst blir lagret i systemet i set språket som brukeren benyttet ved innlegging.

Oversettelse av apper for mobile apper ble også foretatt slik at brukerne enkelt skulle kunne kvittere ut aktiviteter samt registrere avvik mens de var på farten.

I samarbeid med Linstow Center Management ble aktivitetene som de dokumenterer til daglig oversatt og lagt inn i systemet. Disse ble aktivisert på en avtalt dato og alle aktiviteten ble tildelt en ansvarlig bruker.

Ønskede fasiliteter ble listet opp og implementert slik at aktiviteter, avvik og annen dokumentasjon enkelt kan knyttes til fasilitetene i driftsfasen.

I løpet av prosessen ble det gjennomført 3-4 møter i Riga. Arbeidsflyt og bruken av systemet ble gjennomgått og avklart slik at begge parter hadde klart for seg hvilke forventninger og forutsetninger som lå til grunn for bruken av systemet. Det var også fokus på løpende gjennomgang av status i prosjektet. Her viste man frem endringene i systemet etter hvert som kundens egne data ble implementert. Noe av det siste som ble gjort før oppstart var en opplæring av brukerne.

Oppstart våren 2016

Våren 2016 markerte oppstarten for Vergo/Facilit FDVU i Baltikum. Linstow Center Management begynte å bruke systemet i første omgang på 2 kjøpesenter i Riga og senere på ett kjøpesenter i Tallinn. Hovedfokuset for de tre sentrene var og er oppfølging av sjekklister innen ulike sikkerhetsrelaterte aktiviteter samt sjekklister for teknisk utstyr.

De har hele tiden oversikt over hva som er gjort og ikke gjort og kan enkelt registrere avvik når det er behov for det.

Erfaring og historien så langt

Med oppstart utenfor kjente rammer i Norge er det flere faktorer som er viktig for et godt resultat. En tydelig avklaring av hva som forventes i fra begge parter og hva system og leverandør kan levere står svært sentralt i så måte.

Når forventningene var forankret ble denne informasjonen i kombinasjon med erfaring i fra lignende prosesser benyttet til å etablere en prosjektplan. Hele prosessen ble brutt opp i mindre biter og satt opp i en tidsplan hvor ansvarsforhold for de ulike aktivitetene var klart definert. Prosjektplanen var selvfølgelig gjenstand for kontinuerlig revisjon underveis i prosjektet.

Til slutt er selvfølgelig opplæring viktig. Det kan gjerne være en kombinasjon av opplæring på stedet, videoer og opplæringsmateriell. I denne casen var det først og fremst opplæring på stedet i kombinasjon med noe materiell og noen videoer som ble benyttet. Spørsmål vil alltid dukke opp underveis og de fleste av de var  av den typen som fint lot seg håndtere via epost eller telefon.

Så langt har de tre sentrene samlet sett kvittert ut nærmere 15 000 aktiviteter siden oppstart.

Vi ønsker de tre sentrene lykke til videre med den gode jobben!

Vil du vite mer om mulighetene når det gjelder bruk av Vergo/Facilit FVDU i Baltikum? Les mer om Vergo her eller kontakt oss for mer informasjon.

Kontakt Oss